MENYELENGGARAKAN RAPAT

Rapat merupakan sarana yang berguna dalam lembaga, organisasi, biro jasa, perusahaan, dan lain-lain yang dapat membantu manajemen karena melalui rapat dapat dipermudah tugas yang makin sulit untuk mengoordinasi kegiatan yang sifatnya beraneka ragam.

Pengertian rapat (meeting)
*berkumpulnya sekurang-kurangnya dua atau lebih orang untuk memutuskan suatu tujuan (Shrap v. Dawes, 1976).

Rapat dapat bervariasi ukurannya, baik dari jumlah peserta, tujuan, maupun yang lain. Rapat sekelompok kecil orang dalam organisasi secara teratur disebut rapat komisi. Komisi merupakan suatu badan yang mencakup orang-orang yang secara kolektif bertanggung jawab atas keputusan dan tindakannya terhadap otoritas ysng lebih tinggi. Komisi diberi wewenang untuk mengesahkan suatu keputusan melalui mayoritas suara dan lazim terikat atas suara itu.

Tujuan rapat antara lain :
1. memberikan informasi tentang sesuatu, misalnya hasil pertemuan, rapat, seminar yang relevan, keputusan rapat terbatas
2. memperoleh informasi tentang kegiatan, hasil observasi, kerja lapangan, dan problema mendesak
3. menghimpun pengetahuan serta pengalaman untuk memecahkan masalah
4. mengembangkan kerja sama dan mempengaruhi sikap agar berkomitmen, berdedikasi, dan berloyalitas
5. mengutarakan keluhan
6. mengambil keputusan dalam batas-batas kewenangannya
7. menentukan langkah-langkah kerja opreasional
8. dan lain-lain

Keuntungan rapat
1. anggota diberi kesempatan untuk menentukan sikap mereka
2. anggota dapat mengajukan kepentingan mereka
3. pengetahuan dan pengalaman dapat dihimpun bersama
4. banyak informasi yang tersedia yang dapat dikumpulkan angota
5. gagasan dapat dikembangkan
6. pemecahan baru dapat diusulkan melalui rapat tersebut
7. kepuasan kerja dan kinerja SDM dapat ditinngkatkan sebab mereka merasa memberikan sumbangan untuk organisasi
8. pihak manajemen dapat memeproleh masukan tentang kesulitan, hambatan, dan keluhan sehingga dapat diambil tindakan yang tepat dan cepat guna mencegah terjadinya hal –hal yang tak diinginkan.
9. Arus komunikasi horizontal terbina serta garis strukutral dapat berjalan
10. Dan lain-lain.

Kekurangan rapat
1. Segi penundaan
2. Penundaan terjadi karena:
3. tanpa alasan yang jelas
4. diskusi berlarut-larut dan tak relevan
5. seseorang mementingkan diri atau demi kelompoknya
6. kesulitan mengumpulkan orang karena waktu singkat.

Penundaan dapat berakibat buruk jika keputusan harus diambil segera. Pengambilan keputusan dapat tertunda dan menimbulkan keresahan serta rasa frustrasi. Anggota yang tidak hadir biasanya terkejut.

Segi kepribadian
Segi kepribadian dapat menghambat bila:
1. kurang pandai dalam menentukan kebijakan atau pendapat
kurang dewasa dalam bersikap
2. rasa egoisme tingi
3. lupa atas status dan kedudukan yang erat kaitannya dengan hak, kewajiban, dan kewenangan
4. sikap berpikir positif dan terbuka yang kurang berjalan
5. tidak bisa menepiskan kepentingan tersembunyi di balik gagasan.

Jenis rapat
Berdasarkan sifat : 1) rapat fo0rmal; 2) rapat nonformal.
Berdasarkan jumlah peserta: 1) rapat kecil; 2) rapat raksasa.

Rapat formal bercirikan:
ada prosedur dan peraturan-peraturan yang relatif ketat dan disepakati
kepemimpinan dikendalikan oleh seorang ketua
contoh:
8.3.1 rapat umum tahunan
8.3.2 rapat umum perusahaan
8.3.3 rapat dewan direktur
8.3.4 rapat dewan pemerintahan
8.3.5 rapat komisi lokal
8.3.6 rapat asosiasi profesional
8.3.7 rapat dewan kerja
8.3.8 rapat komisi konsultatif
8.3.9 dll.

Rapat nonformal bercirikan
1. kurang diperhatikan prosedur dan ketentuan atau peraturan
2. sering sekadar bertemu muka
3. sering juga sengaja dibuat nonformal sesuai dengan tujuan sehingga tepat sasaran  menghimpun pendapat dan memecahkan masalah
4. tidak ada ketua, acara, peraturan, resolusi atau laporan meskipun ada data tertulis.

Beberapa jenis dan urusan yang berbeda mungkin dipadukan, dan formalitas dapat diubah yang memberi kesempatan diskusi efektif serta pengambilan keputusan sebagaimana diperlukan.

Rapat eksekutif bersifat membahas dan menentukan pokok-pokok pembicaraan serta mempunyai tugas tambahan yaitu mengimplementasikan isi keputusan. Misal dewan direktur

Prosedur dalam rapat
*Pola tetap dalam kegiatan rapat. Dasarnya adalah peraturan dan konvensi yang sudah dikondisikan, ditinjau, ditimbang, dan diterima secara umum dalam pengertian adil dan secepatnya.

Ketua rapat
Ketua merupakan orang yang penting dalam rapat yang atas kesanggupannya amat menentukan hasil pertemuan.

Untuk itu bagi seorang ketua rapat perlu:
1. memiliki watak yang kuat
2. tak bersikap dogmatiktak memaksakan kehendak atau pandangan sendiri
3. mampu mengungkapkan gagasan secara lancar tanpa harus berpidato
4. mampu mengendalikan rapat tanpa menolak adanya tukar-menukar pikiran
5. berwibawa
6. menghormati pendapat orang lain
7. menanamkan sikap adil
8. tegas dalam menentukasn sikap
9. arif dan bijaksana dalam berpikir, berkata, bertiundak, dan berbuat

Tugas ketua
1. memastikan bahwa penunjukan dirinya sesuai dengan peraturan
2. memastikan bahwa rapat diadakan secara sah sesuai dengan ketetapan yang berlaku dan kuorum memenuhi ketentuan
3. mengikuti urutan mata acara
4. memelihara ketertiban dan mengoordinasi dengan baik
5. memberi kesempatan yang ingin bicara
6. mengedalikan pembicaraan sesuai dengan tujuan rapat sehingga tak terbawa ke hal yang tak relevan
7. menangkap aspirasi peserta baik yang menerima maupun menolak pendapat
8. membuat catatan yang perlu selain menunjuk seorang notulis
9. menyampaikan informasi kepada pihak yang berkompeten.

Wewenang ketua
1. memelihara ketertiban dan bila perlu memerintahklan orang yang tak tertib meninggalkan tempat rapat
2. menentukan urutan acara
3. memutuskan titik-titik prosedur
4. menunda rapat (jika perlu)
5. menentukan rumusan hasil rapat sebagai kesimpulan yang perlu ditegaskan
6. menggunakan jalan/suara khusus apabila rapat menemui jalan buntu.

Pendekatan ketua dalam rapat
1. menyambut hadirin, terutama anggota yang baru
2. mengatakan tujuan rapat (menegasskan tujuan)
3. menggalakkan diskusi, lewat pernyataan umum atau tanggapan khusus atas seorang peserta
4. membuat ringkasan pada tahap tertentu
5. mengulangi argumen pro dan kotra atas usulan yang belum diambil keputusan
6. menutup rapat dengan tepat waktu.
`
Notulis
Notulis merupakan pihak yang terlibat dalam rapat dengan tugas utama menginventarisasi prosedur dan gagasan pembicaraan.

Untuk itu bagi seorang notulis perlu:
1. memiliki keterampilan menyimak gagasan dengan baik
2. mempunyai kemampuan mengangkap gagasan utama pembicaraan
3. memiliki keterampilan menulis dengan cepat
4. memiliki kemampuan merumuskan gagasan dengan cermat
5. mempunyai kecerdikan dalam memilih kata-kata rumusan
6. bersikap objektif
7. mampu membedakan fakta dan opini
8. mampu membedakan konsep dan pendapat
9. dan lain-lain.

Tugas Notulis
1. menulis deskripsi tentang rapat dalam 5W+H (apa, siapa, kapan, di mana, mengapa, dan bagaimana)
2. mencatat urutan prosedural rapat
3. menuliskan gagasan-gagasan yang muncul beserta pihak yang mengemukakan
4. menuliskan butir-butir kesepakatan hasil rapat
5. menuliskan butir-butir keputusan rapat
6. merumuskan ketetapan hasil rapat
7. dan lain-lain.

———————
tt/0209020945/sr

About these ads

Tentang Drs. Kasdi Haryanta

Laki-laki ini lahir di Bantul, Yogyakarta, 6 April 1962. Pendidikan dasar dan menengahnya ditempuh di daerah tanah kelahirannya itu. Pendidikan tinggi digelutinya di IKIP Sanata Dharma, Yogyakarta. Drs. Kasdi Haryanta mulai mengajar di SMA Xaverius 1 Palembang sejak 1988. Beliau pernah mengajar di SMA Xaverius 1 Filial, SMA Xaveriuus 4, SMA Kusuma Bangsa (2000-2002). mengajar di STT MUsi untuk mata kuliah Bahasa Indonesia (1996-2007) Menggeluti kehidupan keluarga dilakukannnya bersama wanita Kristina Tri Yulianti, guru Matematika SMA Xaverius 3 Palembang. Keluarganya dikaruniai dua anak: 1) Dyah Pramadita Harkrisnani; 2) Daru Yogiswara Harkristanta. "Pertanggungjawabkanlah kepercayaan Tuhan tatkala memberi kita karunia dan rahmat kepada melalui pikiran, perkataan, dan tindakan/perbuatan dalam kehidupan sehari-hari tatkala kita memberikan sikap kasih kepada sesama," demikian ujarnya mengenai implementasi prinsip hidup dan kehidupan.(@doet)
Tulisan ini dipublikasikan di Uncategorized. Tandai permalink.

Berikan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s